Undici buoni motivi per non inviare mai allegati Word

1. Il più delle volte gli allegati Word vengono usati per inviare semplici testi che potrebbero essere scritti nel corpo del messaggio. Ma in questo modo le dimensioni aumentano sconsideratamente: anche cento volte di più, il che vuol dire: un tempo cento volte maggiore per prelevarli, cento volte maggiore lo spazio che serve sul computer per archiviarli.
2. Tutti i provider, tutte le caselle di posta elettronica, e spesso anche i programmi di posta, hanno limiti sulla dimensione massima del messaggio. I messaggi con allegati facilmente li superano, e quindi non giungono.
3. Leggere un allegato Word è sempre più lento e complicato che leggere un semplice messaggio. Si tenga presente che le persone sono sempre meno disposte a perdere tempo con la posta elettronica.
4. Quando l'allegato Word viene usato per inviare immagini inglobate, esse sono poi difficili da estrarre.
5. Se l'allegato Word è previsto per una bella copia, non si ha nessuna garanzia che la stampa avvenga come desiderato: i settaggi effettuati sulla propria copia di Word possono modificare l'impaginazione, i diversi font saranno stampati solo se presenti sul proprio computer (cosa rara).
6. Tutti i programmi di posta elettronica decenti permettono di ricercare un particolare testo nei messaggi ricevuti. Ma dato che l'allegato non è parte del messaggio, esso non sarà mai ritrovato in questo modo.
7. Il formato usato da Word è tenuto segreto dalla Microsoft, per rendere più difficile ad altri produttori scrivere programmi in grado di leggere i documenti creati da Word. Inviando allegati Word si incoraggia questa scorrettezza e si spingono senza motivo i destinatari a usare Word come programma di scrittura e Windows come sistema operativo.
8. Il formato usato da Word muta ad ogni versione del programma. Chi usa Word 97 non è per esempio in grado di leggere i documenti generati da Word 2000 (o meglio: quando tenta di usare il filtro creato allo scopo dalla stessa Microsoft, il più delle volte Word va in crash). In questo modo è come pretendere che il destinatario aggiorni il programma (e spesso di conseguenza: il sistema operativo, e il computer) senza che ce ne sia alcun bisogno. (Tra l'altro, la stragrande maggioranza degli utenti di Word usa solo una minima parte delle caratteristiche presenti nella versione 2 di Word.)
9. Il formato usato da Word permette di incorporare nel testo piccoli programmi, detti «macro», che possono anche essere eseguiti automaticamente all'apertura del testo. Questo significa che un documento Word può trasmettere virus (moltissimi virus hanno usato questo sistema).
10. Molte liste di discussione semplicemente eliminano tutti gli allegati. Dunque quando si tenta di inviarvi un allegato Word, giunge in realtà solo un messaggio vuoto.
11. Il formato di Word spesso all'insaputa del mittente trasmette informazioni riservate: chi e quando ha scritto il documento, che cosa dicevano le frasi che poi sono state cancellate. Basta consultare il menù File / Proprietà per la prima cosa, o aprire il file con un qualsiasi editor di testo per la seconda.

Che cosa usare al posto di un allegato Word?

1. Il più delle volte basta inserire il testo nel corpo del messaggio. Tutti i problemi sopra detti vengono evitati. Si noti che per indicare le evidenziazioni (che sarebbero fatte con corsivo o neretto) una convenzione diffusa prescrive caratteri di sottolineatura o asterischi (quindi _così_ o *così*).
2. Nel caso si voglia inviare un testo assieme ad alcune immagini, il testo può essere inviato nel corpo del messaggio, e le immagini allegate. Si stia attenti a non inviare mai immagini in formato BMP, che risulterebbero enormi, ma GIF o PNG (se disegni a tinte unite) o JPG (se fotografie).
3. Se è importante, per qualche validissimo motivo, che giunga un testo pronto per essere stampato in un certo formato tipografico, è adatto il il formato PDF, che dà risultati sempre identici, le cui specifiche sono pubbliche e il cui lettore (Acrobat Reader) è gratuito. Esistono pure programmi gratuiti che permettono di creare un file PDF, anche a partire da un documento Word (per esempio PDFCreator). Una volta istallato il programma, bastano un paio di click. Attenzione: tra i «validissimi» motivi non c'è il fatto che una «bella copia» è «più bella»: sarebbe come chiamare al telefono ma pretendere di cominciare a parlare solo dopo che l'interlocutore abbia collegato il suo telefono ad un impianto hi-fi.
4. Se è importante, per qualche validissimo motivo, inviare un documento con formattazione elaborata che possa essere modificato dal ricevente, una possibile scelta è il formato RTF. Si tratta di un formato definito dalla Microsoft, ma reso pubblico: quindi praticamente tutti i programmi di scrittura, sotto qualsiasi sistema operativo, sono in grado di leggere un file RTF. Si osservi che per salvare un documento Word in formato RTF basta un click in più.

Come evitare di inviare in ogni caso allegati

Nei casi precedenti 2, 3 e 4 l'allegato Word viene sostituito con un più adatto tipo di allegato (GIF, PNG, JPG, PDF, RTF): questo è già un decisivo miglioramento. C'è tuttavia un ulteriore passo, soprattutto quando il file è di dimensioni considerevoli: cioè anziché allegarlo scrivere nel messaggio il link all'indirizzo Internet in cui esso si trova. In questo modo il messaggio rimane brevissimo, il destinatario può scegliere se e quando prelevare il file, e non si corre il rischio di superare i limiti massimi prescritti (dal proprio provider, dalla casella del destinatario o dal suo programma). Ci sono due casi:

1. Se il file è già disponibile su Internet, questo metodo non implica nessuna complicazione in più.
2. Se il file non è già disponibile su Internet, basta metterlo prima su un proprio spazio web (praticamente tutti i provider offrono uno spazio gratuito). Il file può essere poi cancellato da quello spazio quando si sa che il destinatario lo ha prelevato. La prima volta può essere un po' complesso, ma dalla seconda volta in poi è un'operazione facilissima.

Un buon motivo per inviare allegati Word

Il destinatario vi sta un po' antipatico.

Repetita iuvant

• Possiamo mettere fine agli allegati Word, di Richard Stallman
• Pagina personale di Tim Berners-Lee, «What not to email»
• MS-Word is Not a document exchange format, di Jeff Goldberg
• No Ms. Word Attachments Please, di Pai H. Chou
• Action against MS-Word attachments, di Johan Vervloet
• No Microsoft Word attachments!, di Jeffrey Rosenthal
• Avoid E-Mail Attachments, Especially Microsoft Word, di Neal McBurnett
• Why not Word!, di Samuel Tardieu
• Please don't send me Microsoft Word documents, di Tristan Miller